keyboard_arrow_right
keyboard_arrow_right
Методология нормирования административно-хозяйственных расходов
Полезное для предпринимателей

Методология нормирования административно-хозяйственных расходов

Для того, чтобы более точно спланировать административно-хозяйственные расходы, все затраты по компании необходимо нормировать. При этом процесс нормирования оформляется в Методологию, образец которой представлен ниже.

1. Цели и задачи

Основной задачей настоящей Методологии является описание единого подхода к процессу разработки и утверждения норм расходов при планировании административно-хозяйственной деятельности  (далее по тексту — АХР) и определяет общие принципы расчетов норм АХР в _____________ (далее по тексту — Компания).

Для целей настоящей методологии нормирования АХР Компании понимаются расходы, перечисленные в Таблице 1 представленной методологии.

2. Общие положения

Настоящая методология является неотъемлемой частью Норм административно-хозяйственных расходов, рассчитанных Планово-экономическим управлением на текущий период и утвержденных Генеральным директором.

2.1. Основные определения

2.1.1. Нормы административно-хозяйственных расходов – это виды затрат, выраженные в стоимостной форме, предложенные и рассчитанные на основании различных методик, в том числе с применением статистических данных, собранных и проанализированных за прошедший период деятельности Компании.

2.1.2. Статья затрат – статья бюджета, по которой производится расчет норм расхода по категориям должностей или Центрам ответственности (далее по тексту ЦО) с учетом  первоначальной стоимости и срока использования.

 2.2. Принципы нормирования АХР

2.2.1.  При нормировании АХР необходимо учитывать следующие параметры:

  • Первоначальная стоимость закупки (стоимости одной единицы расходов);
  • Сроки использования;
  • Статистические данные по расходам за прошедший период и прогноз на следующий год;
  • Категории должностей.

2.2.2. Нормирование АХР осуществляется на год с разбивкой по категориям должностей (Приложение 1). По истечении года размеры расходов по видам затрат могут быть пересмотрены и изменены.

2.2.3. Нормирование расходов осуществляется в единой валюте — доллар США. Для пересчета нормируемых рублевых расходов используется плановый курс доллара США, определяемый ПЭУ.

2.2.4. Нормирование расходов осуществляется по их полной стоимости, включая все налоги и дополнительные выплаты.

2.2.5. Нормирование расходов является единым документом для всех ЦО. Ответственность за нормирование АХР  возлагается на Планово-экономическое Управление.

2.2.6. Ответственность за соответствие планируемых расходов действующим Нормам АХР возлагается на руководителей ЦО, осуществляющих планирование. При контроле исполнения бюджета Планово-экономическое управление руководствуется действующими Нормами АХР.

3. Состав статей затрат, подлежащих нормированию.

Расчеты по нормированию АХР производятся для всех подразделений Компании с целью планирования общих капитальных и текущих затрат по следующим статьям:

Таблица 1

Наименование статьи

Центр ответственности по коду

Приобретение транспортных средств  

 

ххххххх

Транспортный отдел

 

Автотранспортные расходы
     Страхование транспортных средств
    Расходы по обслуживанию и ремонту
     ГСМ
     Мойка
     Стоянка
Оборудование офиса:  

 

 

ххххххх

Хозяйственное Управление

     Приобретение мебели
     Приобретение бытового оборудования
     Приобретение офисной техники
     Хозяйственные расходы
     Канцелярские товары
     Спецоснастка и спецодежда
Командировочные расходы  
Приобретение копировально-множительной техники  

 

ххххххх

Дирекция информационных технологий

 

Приобретение технических средств
Приобретение программного обеспечения
Приобретение средств связи
Расходы по услугам связи
Услуги междугородной  и международной связи
Приобретение средств мобильной связи
Расходы по услугам мобильной связи
Почтовые расходы  

ххххххх

Аппарат ген.директора

DHL
Курьерские расходы
Подписка

 4. Принципы нормирования затрат Планово-экономическим Управлением.

4.1. Приобретение транспортных средств.

Автотранспорт приобретается со следующей периодичностью – 1 раз в пять лет для автомобилей иностранного производства (БМВ  5 серии; Ауди А8; с объемом двигателя не более 3200см3 и мощностью до 200 л.с, Мерседес) согласно срока полезного использования 5 лет (на основании Постановления Правительства №1 от 01.01.02). Один раз в 3 года – для автомобилей  ДЭУ,  РЕНО, ВАЗ.

  • Автотранспортные расходы.

Нормирование автотранспортных расходов отражено в таблице «Нормы автотранспортных расходов по эксплуатации для целей списания на Центры затрат (на 1 машину)» (Приложение 2).

В колонке «Категории автомобилей (марки) приведены стоящие на балансе в Компании или планируемые к приобретению марки автомобилей. В колонке «Срок эксплуатации» показаны нормы эксплуатации, которые устанавливаются на основании Постановления Правительства №1 от 01.01.02. Средства автотранспорта относятся к третьей группе с амортизационным сроком отчисления от 3-х до 5 лет. Автомобили Волжского автомобильного завода внутри Компании планируется использовать 3 года. Нормы стоимости приобретения утверждаются на основании мониторинга отпускных цен на указанные модели машин.  Ежемесячные амортизационные отчисления рассчитаны исходя из первоначальной стоимости, срока амортизации на основе линейного списания. По легковым автомобилям, имеющим первоначальную стоимость более 300 тысяч рублей, основная норма амортизации рассчитана с коэффициентом 0,5 (Налоговый Кодекс РФ статья 259, п.9).

Расходы по обслуживанию и ремонту автотранспортных средств рассчитываются на основании статистики за предыдущий и текущий периоды. Машины марки ДЭУ и РЕНО были приобретены Компанией в августе 2003 года в количестве 16 и 18 единиц соответственно.  Расходы на машины марки Ауди 8, Мерседес, БМВ, принадлежащие Руководству,  ГАЗ 3105 (Волга) 2001 года, принадлежащая Управлению безопасности, взяты по статистике за второе полугодие 2003 года.

Страхование Гражданской ответственности. Эта сумма выплачивается раз в год и зависит от многих факторов: от стажа вождения, от мощности двигателя, от количества лиц, допущенных к управлению автомобилем. В целом эта сумма по Москве колеблется от 4 750 до 7 000  рублей.  Ежемесячно в долларах это составляет от 15  до 20.

Размер страховых взносов по риску «Автокаско» и «Осаго» также зависит от многих факторов, основным из которых является стоимость машины с учетом износа. Ниже в таблице приведены расчеты платежей по взносам. В случае, если автомобиль имеет срок службы более трех лет (пяти для иномарок), то в качестве стоимости машины указана текущая рыночная стоимость.

     Таблица 2

 

Марка автомобиля Стоимость 1 машины с учетом износа, $ Год выпуска автокаско, % от стоимости автокаско на 1 машину, $
ДЭУ Нексия 5700,00 2003 9,00% 513,00
ВАЗ 21053 2000,00 2001 10,40% 208,00
ГАЗ 3102 6676,00 2003 9,00% 600,84
ГАЗ 2705 (Газель) 10500,00 2004 7,00% 735,00
БМВ 523 12000,00 1997 14,20% 1704,00
Мерседес S320 29800,00 2000 11,60% 3456,80
Ауди А-8 15000,00 1997 14,90% 2235,00
Рено 12640,00 2003 9,60% 1213,44

Нормы на топливо и горючесмазочные материалы  рассчитаны на основании статистики по среднемесячному пробегу каждого автомобиля, предоставляемой транспортным отделом, расходом ГСМ, рассчитанным по «Нормам расхода топлива на основе методики и нормативов № Р3112194-0366-03», утвержденных Минтрансом РФ 29.04.2003 года, а также контрольным замерам, и рыночной стоимости бензина. Рыночная стоимость бензина взята с учетом 10% инфляции. В случае, если темпы роста стоимости 1-го литра бензина превысят заложенные в нормах расходы, то на основании статистических данных, публикуемых в финансовых изданиях, будет производиться пересчет норм расхода в месяц на одну машину в сторону увеличения. По всем вышеперечисленным данным расход бензина в зимнее время (1.11 – 31.03) по автопарку компании (с учетом 10% зимней надбавки) составляет:

Таблица 3

Марка машины Кол-во машин Суммарный пробег в месяц, км Норма расходы топлива, л/100 км Марка топлива Стоимость топлива, руб./литр Расходы в месяц на 1 машину, руб. Расходы в месяц на все машины, $ Расходы в месяц на 1 машину, $
ВАЗ 3 2 500 11,05 92 14,52 1337,05 138,32 46,11
ГАЗ 1 5 500 18,15 92 14,52 14494,59 499,81 499,81
Газель 2705 2 8 000 20,25 92 14,52 11761,20 811,12 405,56
Газель 270701 2 8 000 22,72 92 14,52 13195,78 910,05 455,03
РЕНО символ 13 73 600 9,67 95 15,95 8732,16 3914,42 301,11
РЕНО кангу 5 10 000 10,21 96 15,95 3256,99 561,55 112,31
БМВ 1 5 500 21,45 95 15,95 18817,01 648,86 648,86
Ауди 1 6 000 23,66 98 17,05 24204,18 834,63 834,63
Мерседес 1 6 100 26,40 95 15,95 25685,88 885,72 885,72
Дэу (min) 8 44 600 10,01 95 15,95 8901,02 2455,45 306,93
Дэу (max) 8 44 600 10,66 95 15,95 9479,01 2614,90 326,86
ВОВКАТ (моточасы) 1 50 33,00 ДТ 10,00 16500,00 568,97 568,97
Установка P200H (моточасы) 1 100,0 43,10 ДТ 10,00 43100,00 1486,21 1486,21

В летнее время эти расходы понижены и составляют:

     Таблица 4

Марка машины Кол-во машин Суммарный пробег в месяц, км Норма расходы топлива, л/100 км Марка топлива Стоимость топлива, руб./литр Расходы в месяц на все машины, руб. Расходы в месяц на все машины, $ Расходы в месяц на 1 машину, $
ВАЗ 3 2 500 10,20 92 14,52 3702,60 127,68 42,56
ГАЗ 1 5 500 16,50 92 14,52 13176,90 454,38 454,38
Газель 2705 2 8 000 18,75 92 14,52 21780,00 751,03 375,52
Газель 270701 2 8 000 21,12 92 14,52 24532,99 845,97 422,98
РЕНО символ 13 73 600 9,00 95 15,95 105652,80 3643,20 280,25
РЕНО кангу 5 10 000 9,54 96 15,95 15216,30 524,70 104,94
БМВ 1 5 500 19,50 95 15,95 17106,38 589,88 589,88
Ауди 1 6 000 21,51 98 17,05 22004,73 758,78 758,78
Мерседес 1 6 100 24,00 95 15,95 23350,80 805,20 805,20
Дэу (min) 8 44 600 9,24 95 15,95 65730,59 2266,57 283,32
Дэу (max) 8 44 600 9,84 95 15,95 69998,81 2413,75 301,72
ВОВКАТ (моточасы) 1 20,0 33,00 ДТ 10,00 6600,00 227,59 227,59
Установка P200H (моточасы) 1 100,0 43,10 ДТ 10,00 43100,00 1486,21 1486,21

Ежемесячные расходы по стоянке и мойке автомобиля рассчитаны на основании средних цен на подобные услуги в Москве и статистики расходов с января по май 2004 года.  Нормы расхода по стоянке устанавливаются 150$ в месяц для всех машин, принадлежащих руководству. Стоимость стоянки и парковки остальных машин,  стоящих на балансе и принадлежащих дирекциям и управлениям не нормируется.

Стоимость мойки в Москве колеблется от 150 до 280 рублей (вместе с уборкой салона). Количество моек  — один раз в неделю в летние месяца и два раза в неделю в зимние месяца, следовательно:

280 х 4 / 29 = 39 $ (летом)

280 х 8 / 29 = 77 $ (зимой)

В году летних месяцев – 5 (май, июнь, июль, август, сентябрь), зимних – 7.

Средняя за год стоимость мойки автомобиля составляет:

(5 * 39 + 77 * 7) / 12 = 61 $

  • Оборудование офиса.

4.2. Приобретение мебели

Офисная мебель на основании Положения №1 от 01.01.02 относится к третьей группе и имеет срок амортизации от 3-х до 5 лет. Внутри Компании для всей офисной мебели установлен срок эксплуатации – 5 лет. Стоимость комплектации рабочего места офисной мебелью по категориям устанавливается на основании мониторинга цен в следующем размере (Приложение 3):

1 Категория  – 23 550 долларов. Стоимость мебели директора приведена из каталога фирмы Соло. Эта итальянская мебель первого класса для высшего руководства отвечает самым современным требованиям к эргономике и дизайну.

2 Категория  – 11 180 долларов. В этом случае стоимость комплекта мебели также приведена из каталога фирмы Соло, поскольку для руководителей есть возможность выбора в ценовом диапазоне от 10 000 до 12 000$. Относительно невысокая цена этих моделей бизнес-класса сочетается с уникальной технологией производства и современным дизайном. Основой мебели этой категории является экологически чистая ДСП.

3 Категория  – 1 600 долларов.  В этой категории сумма в 1 600 долларов является максимальной. Это, как правило, комплектация рабочего места на основании мебели отечественного производства из ДСП в различных цветовых формах.

4 Категория – 1 357 долларов. В этот комплект может входить (как образец) серия офисной мебели «Format» – это современнейшая универсальная серия операторской мебели. Благодаря широкому модельному ряду и композиционной взаимозаменяемости структурных элементов она идеально подходит для оборудования больших офисных пространств, но в то же время позволяет компоновать и отдельные рабочие места.

5 категория – 733 доллара. Комплектацию этой мебели составляет рабочий стол, стол-приставка для компьютера, тумба с 3-мя ящиками, рабочее кресло и шкафа для хранения бумаг.

6 и 8 категории – 620 доллара. Комплектацию этой мебели составляет рабочий стол, тумба с 3-мя ящиками, рабочее кресло и шкаф для хранения бумаг (возможно, один на кабинет).

7 категория – 13 450 долларов.  Особенностью комплектации рабочего места  этой категории является сменный режим работы сотрудников (секретарь, ассистент). В основу рабочего места входит ресепшен. Поэтому фактически рабочее место комплектуется одно на 2-3 человека.

   4.3. Приобретение видеотехники.   

 Нормы расхода денежных средств на видеотехнику устанавливаются в следующих размерах:

Телевизор – 1 245 $ США для сотрудников 1 и 2-ой категорий.

Для сотрудников 4 и 6 категорий, а также сотрудников, использующих видеотехнику для выполнения своих должностных обязанностей – 340 $ США.

Видеомагнитофон – 241 $ США для сотрудников 1 и 2-ой категорий.

  4.4. Приобретение бытового оборудования

Из предметов бытового оборудования в Компании стоят на балансе кофемашины, холодильники, кондиционеры и микроволновые печи. Сроки использования согласно Положения №1 от 01.01.02 установлены 5 лет.  Нормы цен на бытовое оборудование установлены на основании мониторинга рыночных цен: кофемашина – 650 $, холодильник – 450/240$ в зависимости от модели (450 – импортная модель типа Аристон, 240$ — отечественная модель типа Саратов), количество — 1 холодильник на Управление, шредер – 200$ (для всех), цена сейфа – 860$ — 1 и 2-я категории, 427 $ — 3 категория, 4,5,6 категории – 260 $. Цена на кондиционеры варьируется от 600$ до 3200$ за единицу. 1 и 2 категории служащих в Компании возможна установка кондиционера по цене 3200$ за единицу. Для категорий персонала 3, 4, 5, 6 стоимость кондиционера может ограничиваться 600$ и количеством – одно на помещение (Приложение 4).

    4.5.  Приобретение офисной техники

Нормируемое количество копировально-множительной техники также зависит от технических (скорость, количество копий, наличие дополнительных функций и др.) и эксплуатационных характеристик приобретаемого оборудования.  (В проекте). (Приложение 5)

     4.6. Канцелярские расходы, спецоснастка и спецодежда, хозяйственные расходы.

Нормирование производится на основании статистических данных за прошлый год (Таблица 5) и собственной прогнозной информации на текущий период:

     Таблица 5

  янв-март апрель-июль авг-окт нояб-дек Всего, руб $/мес
Косметика 157 143,04 76 220,45 79 785,54 20 173,00 333 322,03 960
Картриджи 165 498,85 343 882,33 195 131,44 154 439,84 858 952,46 23
Бланки 21 939,00 37 368,00 2 880,00   62 187,00
Канцтовары 65 118,95 72 410,43 128 990,21 34 525,55 301 045,14
Батарейки 11 584,80   33 499,00   45 083,80
Хозтовары 79 797,79 95 167,52 43 103,81 4 284,36 222 353,48 10
Видеокассеты (для видеотеки) 1 067 468,88 2 068 963,05 1 476 073,57 857 596,07 5 470 101,57 15719
Бумага для офиса 88 590,24 186 801,63 135 842,85 60 573,60 471 808,32 5 (10)
Униформа 21 607,50 547 103,80 46 368,00 362 268,80 977 348,10 2808

 4.7. Командировочные расходы

Суточные

Размер суточных расходов установлен Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002г. №93.

Градация по категориям должностей отсутствует.

Расходы на транспорт

В зависимости от удаленности пункта назначения от г. Москвы приобретаются железнодорожные или авиа билеты:

железнодорожные билеты приобретаются только при командировках в Центральный, Северо-Западный и Приволжский федеральные округа.

авиабилеты приобретаются при командировках в Дальневосточный, Сибирский, Уральский и Южный федеральные округа. В случаях производственной необходимости авиабилеты также могут приобретаться в Северо-Западный и Приволжский федеральные округа.

Нормы на железнодорожные билеты согласно существующих категорий и форм  комфортности утверждаются:

1 и 2 категории  – СВ.

3-8 категории  – купе.

Авиабилеты приобретаются следующих классов:

1 категория  – 1-й класс.

2 категория – бизнес класс.

3-8 категории  – экономический класс.

Расходы на проживание

Расходы на проживание дифференцируются на расходы в РФ и зарубежных странах. В свою очередь расходы на проживание при командировках на территории России подразделяются на расходы в г. Санкт-Петербург и прочих городах России. Данное разделение вызвано тем, что стоимость номера в гостинице г. Санкт-Петербург значительно отличается от стоимости номера в других городах.

Данные о стоимости проживания в гостиницах на территории РФ рассчитаны на основании статистических данных за I квартал 2004г. и мониторинга стоимости проживания.

При нахождении в командировках на территории зарубежных стран применяются следующие нормы:

1 категория  – номера в гостиницах категории «пять звезд».

2, 3 категория – номера в гостиницах категории «четыре звезды».

4-8 категории  – номера в гостиницах категории «три звезды».

Парковка транспорта у вокзала/аэропорта

Сотрудники Компании имеют право воспользоваться транспортом Компании для проезда по г. Москве от вокзала/аэропорта до места работы. При встрече сотрудников машина Компании находится на платной стоянке. Средняя стоимость парковки у вокзала составляет 100 руб. в час, у аэропорта – 150 руб. в час.

Услуги VIP-залов

Услугами VIP-залов аэропортов могут пользоваться сотрудники, относящиеся к 1 категории должности, а также сотрудники более низких категорий, находящиеся в командировках с сотрудниками 1 категории должности.

4.8. Приобретение средств мобильной связи

Все категории сотрудников кроме Генерального директора пользуются собственными мобильными телефонами. Лимит стоимости мобильного телефона для Генерального директора установлен в 500 долларов США. Срок использования – 2 года.

4.9. Расходы по услугам мобильной связи.

Компенсация расходов на мобильную связь сотрудникам Компании, использующих личные мобильные телефоны (мобильную связь) в служебных целях, производится:

— за переговоры с абонентами в служебных целях;

— на основании счетов за телефонные переговоры, предоставляемые в бухгалтерию Компании;

— в сроки не позднее месяца, следующего за текущим;

— по фактическим суммам расхода, но не выше установленных норм  (Приложение 6).

При использовании сотрудниками Компании корпоративной мобильной связи и в случае превышения ими установленных норм бухгалтерия Компании должна производить удержание сверхлимитных расходов по корпоративной мобильной связи из заработной платы сотрудников на основании их личных заявлений.

  4.10. Подписка

Нормирование производится на основании статистических данных за прошлый год  (Таблица 6) и собственной прогнозной информации, рассмотренной и утвержденной руководством на текущий период.

   Таблица 6

№ п/п Дирекции НОРМЫ РАСХОДОВ, USD/США
Год Полугодие Месяц
1. Руководство 3710,00 1855,00 309,17
2. Управление экономической безопасностью 460,00 230,00 38,33
3. Дирекция по правовым вопросам 900,00 450,00 75,00
4. Дирекция стратегического развития 900,00 450,00 75,00
5. Исполнительная дирекция 2600,00 1300,00 216,67
6. Техническая дирекция 1360,00 680,00 113,33
7. Дирекция информационных технологий 360,00 180,00 30,00
8. Дирекция программ и каналов 4500,00 2250,00 375,00
9. Дирекция спортивных каналов 1000,00 500,00 83,33
10. Дирекция маркетинга и продаж 3600,00 1800,00 300,00
11. Дирекция абонентского обслуживания 2700,00 1350,00 225,00
  ИТОГО 22090,00 11045,00 1840,83

Представленная выше методология нормирования административно-хозяйственных расходов — это только возможный проект, требующий доработки в каждом конкретном случае. И хочется пожелать всем руководителям не доводить до фанатизма, а в некоторых случаях и до полного абсурда процедуру нормирования хозяйственных расходов.

 

Спасибо, что поделились статьей в социальных сетях!


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.